政府行文格式

A. 政府的文件格式有哪些

《國家行政機關公文處理辦法》規定：公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度，發文字型大小、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等組成。
我們一般把公文分成三個部分：文頭、正文、結尾
一、文頭部分
（一）文件版頭（簡稱版頭）：一般由發文機關全稱或規范化簡稱加「文件」二字組成，如：「中共宜都市委辦公室文件」；也有機關名稱加文種組成，如「中共宜都市委辦公室（通知）」等。版頭應用套紅大字印在文件首頁上端居中。
（二）發文字型大小（簡稱文號）：文號由機關代字、年份、號組成，其順序為機關代字居前，年份居中並加中括弧，序號居後。如「鄂發［2005］2號」屬於多個單位聯合發文的編主辦機關文號。（發文字型大小用3號仿宋體並居中排放）
（三）秘密等級（簡稱密級）：密級是根據公文機密程度所確定的等級，現行的公文有絕密、機密、秘密三級，保密程度依次遞減。密級標注在版頭左上方醒目處。（密級用3號黑體字左齊）
（四）緊急程度：是根據送達和辦理的時間限度而確定的。現行的公文分「特急、急件」兩種，標注在版頭左上方如同時屬密件，應在密件下方排列。（用3號黑體字左齊）
（五）簽發人：是指核准和簽署行政公文的機關領導，一般由正職或委託的分管副職領導人實施。凡上行文，如請示報告等，都應在文號下一行右標註：簽發人：某某某。（用3號仿宋體字並右齊）
二、正文部分
（一）標題：完整的標題應由發文機關、事由、文種三部分組成。比如《市委辦公室市政府辦公室關於進一步規范黨政機關組織外出學習參觀考察的通知》。這里「市委辦公室市政府辦公室」是發文機關，「關於進一步規范黨政機關組織外出學習參觀考察」是事由，「通知」是文種。標題的事由部分習慣由介詞「關於」和表達公文主要內容的片語組成介詞片語，作為公文種類的定語。事由應當准確簡練，概括出公文的主要內容。公文標題一般不加書名號，如果是批轉性公文，就要對轉原件的標題加書名號。如「中共宜都市委關於轉《宜都市人大常委會2004年工作要點》的通知」。公文製作的過程中，在沒有明確規定的時候一般都遵循「約定俗成」的原則。比如說：在聯合發文的時候，標題的發文機關一行排列，並使用規范性簡稱。如「市委辦公室市政府辦公室」、「中共王家畈鄉黨委王家畈鄉人民政府」、「鎮委辦公室鎮政府辦公室」等等規范性簡稱。（標題要求用2號標宋、小標宋或中宋）
（二）主送機關：是行文的主要對象，與抄報和抄送共同構成受文機關。主送機關是公文遞送的對象，也是發文機關要求接受和處理、承辦這份公文的機關。准確確定主送機關是行公文發出後得到及時辦理的關鍵，因此要根據公文內容和單位的隸屬關系及職權范圍來確定。如：「各鄉、鎮、街道辦事處、市直各單位」。（主送機關用3號仿宋體）
（三）正文：是公文的核心部分，基本內容要在這一部分表述，從總體上說，正文由開頭、主體、結語三個環節構成。開頭一般是交代發文的根據、目的和原因，說明文件的重要性。
主體部分是交代公文事項和要求的部分，要求是具體明確、層次分明、突出重點、注意內在的邏輯性。結語部分往往因內容的不同或各地方關系的不同而有所差異。有習慣用語式「特此通知」、「特此公告」。有提出要求式，如「請遵照執行」、「妥否，請批示」、「否，請指示」等。（正文用3號仿宋體，正文一級標題用號黑體字，二級標題用3號楷體，三級標題用3號宋體）
注意幾點：
一是正文中的數字用阿拉伯數字。
二是計量單位的標注要符合國家標准和國際慣例（比如：噸、公斤等）。
三是在正文中引用其它公文時應先引標題，後用括弧標注發文字型大小。四是正文中小標題序號和字體如下：一級標題用中文一加頓號：一、3號黑體二級標題用中文一加括弧：（一）3號楷體，三級標題用阿拉伯數字1加頓號： 1、3號宋體，四級標題用阿拉伯數字1加括弧（1）不變體，同正文
（四）附件：附件是隨文而發的文件、材料，一般對正文起補充、說明和印證作用；也有的附件實質上就是正件，而正文則是批示意見、發布說明、所做按語。附件因正文需要而設，如有附件必須在正文換頁之後，版記之前，並且在正文之後，落款之前附：。。。。。。（附件標題用2號黑體，正文一般用3號仿宋體，如有特殊情況了可用其它字型大小字體）
（五）發文機關：即落款、署名，是公文的法定作者，一般以機關全稱或規范化簡稱寫在文尾的右下側。
需要注意的是：黨委和政府發文機關落款不同，黨委文件發文機關必須標注，政府機關的文件如果標題有發文機關的，落款可以省略。（發文機關用3號仿宋體）
（六）發文時間：就是落款日期，應以領導人簽發或會議通過的時間為准，如果是聯合行文，以領導最後簽發日期為准。
需要注意的是：黨委系統用阿拉伯數字標注（2005年6月20日），政府系統用中文數字標注（二OO五年六月二十日）（成文日期用3號仿宋體）
（七）印章：公文印章除會議紀要以外，一般要加蓋發文機關印章。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，聯合發文機關都應加蓋印章。印章應蓋在年月日上方中間，要求上不壓正文，下要「騎年蓋月」。印章的使用，黨委和政府也有不同。黨委部門的下行文如是鉛印或膠印的可以不用印（包括黨委政府聯合行文，上行文要用印）。凡是政府部門印發文件都必須用印。
三、版記部分
（一）主題詞：主題詞是說明公文內容核心的，要用能說明問題的、起關鍵作用的規范化名詞或名詞性片語來表述，供製作索引和計算機檢索使用；上報的文件，應當按照《公文主題詞表》內的詞和片語標注主題詞。（格式應為：主題詞三個字用3號黑體並加註冒號，主題詞內容用3號宋體）
（二）抄送（抄報）機關：是指所發公文所涉及的機關、單位，其中有的是需要協助辦理的，有的是需要了解、知曉公文內容的，有的是為了備案的。抄送與抄報的區別在於：抄送用於平級和不相隸屬的機關，抄報用於上級機關和其領 導人。抄送和抄報應既要防止漏抄漏報，又要防止亂抄亂報。位置在主題詞以下，印發版記之上兩條黑線中間的區域，抄報在上，抄送居下。（字型大小用4號仿宋體）
（三）印製版記：是指對印製文件單位、時間及份數的說明。印製單位左齊，印製時間後加「印發」（上行文加「印」）字樣後右齊、用黑線隔開後加印製份數（右齊後退一格）（版記用4號仿宋體）

B. 政府公文主要應用何種文體、格式

政府公文主要應用文體13種：如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
新舊公文製作的區別：黨政機關公文處理工作條例是全新的首次統一黨政機關公文處理規范標准。 2．在「文種」方面，在《國家行政機關公文處理辦法》的 13 個文種基礎上，增加了黨委的「決議」和「公報」兩個文種， 共 15 個文種。 3．在「格式」方面，取消了主題詞；行政公文也要署發文機關名稱。 4．在公文擬制方面，要求「重要公文」由主要負責人簽發。 5．公文版頭的份號、密級和緊急程度由版心右上角移至左上角。6．在行文規則方面，增加「不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文」。
同時，新規定中取消了主題詞的標注。主題詞，即在標引和檢索中用以表達公文主題的規范化的詞或片語。通過標引主題詞，為計算機檢索和管理公文提供了方便。 新《條例》修訂，明確提出去掉主題詞要素，主要有幾個原因：一是主題詞主要用在公文的歸檔管理和查詢檢索再利用等環節，公文辦理過程中不需要主題詞。在公文起草時標注主題詞增加了公文製作人員的工作量。二是主題詞標引存在固有的局限性。 由於個人的理解和認識差異，對同一個公文，人工標引的主題詞可能存在很大差異。三是信息搜索和全文檢索技術已經得到快速發展，現在已經出現了自動標引技術，即便在紙質公文中不標引主題詞，在將公文數字化後，信息系統也可以自動標引關鍵詞，同樣實現以對公文的信息化管理和高效便捷利用。

C. 一般公文的格式和字體有什麼要求

一、公文用紙幅面尺寸及版面要求

1、字體和字型大小

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

2、行數和字數

一般每面排22行，每行排28個字，並撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

3、文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

4、公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m~80 g/m的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。

5、公文用紙幅面尺寸及版面要求

幅面尺寸，公文用紙採用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。

頁邊與版心尺寸。公文用紙天頭（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。

二、印製裝訂要求

1、製版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標准，版心不斜，誤差不超過1 mm。

2、印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

3、裝訂要求

公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm，裁切後的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

三、公文格式各要素編排規則

1、關於發文字型大小

發文字型大小由「發文機關代字」「年份」和「發文順序號」三個部分組成。「年份」要用全稱，不可簡化，如「2011」不可寫成「11」。

發文字型大小應該注意的問題是括注年份的是六角括弧「〔〕」，而不是方括弧「[ ]」。正文引用文件名稱後圓括弧里的發文字型大小中，一樣應該用六角括弧「〔〕」。下行文的發文字型大小居中排列；上行文的發文字型大小居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。

聯合行文時，使用主辦機關的發文字型大小。

2、關於標題

公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成。編排於紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

三個機關以下聯合發文，應該列出所有機關的名稱，四個以上機關聯合行文時，可採用排列前的發文機關名稱加「等」的方式。

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。逐級多次轉發的公文，擬標題時，可直接寫所轉發公文的標題，但要去掉原發文機關名稱，「轉發」前冠轉發機關名稱。如果轉發的是「通知」，可只保留一個「通知」。轉發公文，不得以被轉發公文的發文字型大小代替被轉發公文進入標題。

3、關於主送機關

主送機關在標題下空一行位置，居左頂格，最後一個機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。

4、關於正文及序次語使用應注意的問題

公文首頁必須顯示正文。編排於主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。正文中結構層次使用序次語應依次為：第一層為「一、」，第二層為「(一)」，第三層為「1.」，第四層為「(1)」。

一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標注。

特別注意的是，第一層次「一、」後面是頓號，不是逗號，也不是下腳點（齊線實心圓點）；第二層「（一）」後面不能有標點；第三層「1.」中是下腳點，切不可用頓號；第四層「（1）」後面不能跟標點。

層次序次語不能反序使用，可以越級使用，如果公文結構層次只有兩層，第一層用「一、」，第二層既可用「（一）」，也可以選用 「1.」。同一個層次，使用的序次語形式必須一致。

另外，如用「第一」「第二」表示次序，後跟逗號，而不能使用頓號。（非公文材料行文中，有時用外文字母表示順序，字母後應該使用下腳點，如「A .」或「a .」，切不可用頓號。）

四、公文中計量單位、標點符號和數字的用法

公文中計量單位的用法應當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），標點符號的用法應當符合GB/T 15834，數字用法應當符合GB/T 15835。

(3)政府行文格式擴展閱讀：

公文的特定格式

一、紀要格式

紀要標志由「XXXXX紀要」組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排「出席」二字，後標全形冒號，冒號後用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號後的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行並將「出席」二字改為「請假」或「列席」外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據實際制定。

二、命令格式

發文機關標志由發文機關全稱加「命令」或「令」字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。