檔案總目錄

Ⅰ 如何做檔案目錄

下面將會介紹一下檔案目錄應該如何做，而且什麼是檔案目錄？利用「插入/引用/索引和目錄」命令可以達到目的。

注意：
使用上述功能前，首先要把用成目錄的小標題設置樣式。

樣式設置方法：
依次選中作為目錄的標題，在「格式」工具欄左側的「樣式」列表中點擊「標題1」、「標題2」、「標題3」。
如果只是查找文檔收集情況回,只要把收集的文檔標題設置為「標題1」即可。
檔案目錄是檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成並按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統的重要組成部分。檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類。基本簡介
檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成並按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統的重要組成部分。

檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類。手檢目錄是由人工製作，可直接查找檔案的檢索工具，常見的有卡片式和書本式兩種形式。卡片式目錄是把文件或案卷的內容和形式特徵記錄在卡片上，按一定規則組合排列而成，是一種離散式目錄載體；書本式目錄是將文件或案卷的內容和形式特徵著錄成條目，按一定規則組合排列並書寫或復印在空白書頁上，裝訂成冊，是一種聚合式目錄載體。機檢目錄是藉助於電子計算機等機械設備存儲目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機讀和縮微兩種形式。機讀目錄是把記錄文件或案卷特徵的文字、圖形、數字和符號轉換成機器可以識別的代碼輸入計算機，以特定的格式存儲於計算機磁帶、磁鼓或磁碟上，檢索時經過特定的程序轉換成文字並編製成各種目錄,顯示在屏幕上,或直接列印成各種目錄；縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時藉助閱讀器將其放大，顯示在屏幕上。

分類介紹
在中國的檔案館(室)中仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。

Ⅱ 檔案目錄的分類介紹

在中國的檔案館(室)中仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。
案卷目錄
即著錄案卷內容和成分並按一定次序編排的一覽表，也稱案卷名冊。其主要作用：①固定全宗內檔案分類體系和案卷排列順序；②登記和統計檔案的基本形式；③查找檔案最基本的檢索工具，並為編制其他檢索工具提供數據單元。
案卷目錄必須按全宗編制，一個全宗編一本或幾本。其類型基本有兩種：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，另一種是以全宗內各種門類的檔案編分冊目錄。分冊目錄一般以全宗內的類別為單位，或按保管期限、年度、階段、機密程度為單位分別編制。目錄類型的選擇和設置的數量，應考慮便於檔案的檢索和管理。案卷目錄的封面和格式如圖1、圖2。

主題目錄
以若干能表達案卷或文件中心內容的主題詞作為檢索標識,將檔案著錄成卡片條目,按主題詞的字順排列組織而成。主題詞是經過優選和規范化處理，能表達各種概念的詞或片語。在中國,制定有統一的<中國檔案主題詞表>，可供製作目錄時選用。這種目錄具有專指性、集中性、直觀性、靈活性的優點，便於特性檢索，可以彌補因受分類體系、歸類標准等因素限制而造成的不便,其缺點是缺乏邏輯體系,系統性差；又由於每一條目往往標引若干個主題詞，手檢的主題卡片須為每一主題詞各制一卡，將同一形式的若干張卡片分別按不同主題詞排列，因而造成卡片數量龐大，不便於編制和管理。
分類目錄
打破全宗及其原有整理系統，按照檔案內容性質，採用等級體系的分類法組織而成，通常依據統一制定檢索分類大綱進行分類排列，如《中國檔案分類法》、《蘇聯國家檔案館分類卡片目錄中文件情報統一分類方案》等。這種目錄在揭示文件或案卷的內容和形式特徵方面，具有分類系統、問題集中的特點，是溝通利用者與貯存系統的基本媒介，是檔案館（室）起主導作用的檢索工具。編制方法：以文件級或案卷級為單位著錄成卡片條目，再按類別及分類號的順序分別集中和排列，形成大類、類、項、目、細目的層次分明的線性系統，其格式一般以《檔案著錄規則》的規定為准。
專題目錄
超越年度、全宗的界限，按照一定題目，將涉及同一專題的檔案著錄成卡片條目，集中組合而成。其針對性強，便於迅速查找專門需求的檔案材料。
編製程序大致為：選題、選材、制卡，按問題、部門、時間、地域或其他特徵設置類別體系，各類和類內再依照一定順序系統排列。
卡片格式可採用分類卡片格式，亦可自行設計本館（室）適用的格式。通常有如下兩種：①單一卡，即一個案卷或一份文件填一卡；②組合卡，即若干內容相近的案卷或文件組合填一卡。
全宗文件目錄
以邏輯體系分類的形式，將一個全宗內各種文件的內容和形式特徵著錄成卡片條目，按內容反映的主題分類排列組織而成。它突破按年度和組織機構等全宗內檔案分類體系，便於從專業和專題的角度查找檔案，有較高的查全率和查准率。其著錄格式、填制方法和排列順序大致與分類卡片目錄相同，如將其條目編上順序號，印製成簿冊即為全宗文件目錄。
人名目錄
將檔案中涉及到的人名情況著錄成卡片條目，集中排列而成。它向利用者提供姓名及其有關信息的線索。有兩種：簡單的只著錄人名(包括別名、曾用名)和材料出處的檔號;詳細的包括人物生平簡況、檔案內容提要和材料出處的檔號、備考等。條目排列順序,中國人名一般按姓氏筆劃或漢語拼音字母等順序，外國人名一般按姓的外文字母順序，並在不同筆劃或字母的人名卡片間放上突出的指引卡片。

Ⅲ 檔案管理目錄怎麼編呢

【熱心幫助你】歸檔文件按照分類方法和室編件號順序編制歸檔文件目錄。同一年度同一期限的歸檔文件編制一本目錄。一本歸檔文件目錄由目錄封面、目錄和備考表組成。目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、和備注。
卷內目錄編制要求
（一）卷內文件的編號：

1.編制頁號一律使用阿拉伯數字，從「1」開始，有效數字前均不得出現「0」。

2.編號要求認真慎重，務求准確。編後仔細檢查，發現問題應即時採取措施補救：

①重號：將重號改為支號式。如6號為重號，可改為「6—1」和「6—2」，在備注欄註明第六頁共兩頁。

②漏號：採用分號式。如第6頁應是7而編成8，可將第6頁改為「6—7」在備注欄註明「6—7」頁共1頁。

③錯號：將錯號能刮則刮，不能刮則劃掉，重新填上正確頁號。

3.頁號位置：正面文件打在右上角，反面文件打在左上角。小冊子每本編一個頁號【如所有權證】，但必須在備注欄中註明：「本卷第XX頁為一冊，共XX頁」。

4.封面、扉頁、卷內目錄、底頁或無字無圖的頁面均不編號。

5.為規范編號，頁號可用自動編號機，碳素墨水或油墨列印。

（二）編制卷內目錄：

卷內目錄應按卷內文件排列的順序填寫，卷內目錄上的內容應與卷內文件的份數及排列的順序相一致。不重登，不漏登，不錯登。

1.順序號：卷內文件按順序編的流水號，每份文件有一個順序號。

2文件作者、文件名稱：由於房地產產權檔案類別多，所形成的文件內容也不同，事先無法印製統一模式，可採用下列幾種方式：

①事先印好統一的排列模式，有哪項填哪項。

②由檔案人員用鋼筆或中性筆書寫，要求字體端正，整齊美觀。

③共性資料相同的十戶以上，由檔案人員抄寫後，微機列印。

3.文件號：即文件字型大小，指發文機關編寫字型大小的文件。

3.頁號：指卷內文件所在之頁的編號。

4.備註：留待案卷發生變化情況之用。

Ⅳ 什麼是案卷目錄全引目錄和歸檔文件目錄

1、案卷目錄全引目錄

文件目錄，又稱「全引文目錄」，是一種基於文件目錄開發的新文件檢索工具，它以整個文件為范圍，整個文件中的所有文件作為檢索級別，反映順序整個文件中的檔案實體。

2、歸檔文件目錄

存檔文件目錄中使用的紙張尺寸為A4（長297毫米，寬210毫米）。

存檔文件目錄應綁定到卷中，並應准備好封面。可根據需要在存檔文件目錄的封面上設置全名，年份，保質期，組織（問題）和其他項目（參見圖A3）。其中，全名是備案單位的名稱。填寫時，應使用全名或標准縮寫。

歸檔文件目錄應根據分類方案和房間號碼順序編制。

提交文件應逐一編目。當通信和回復被視為一個時，只有回復被編目。存檔文件目錄設置了諸如零件數量，負責人，編號，標題，日期，頁碼，注釋等項目。

（1）部件號：填寫房號。

（2）負責人：製作和發行文件的組織或個人，即文件的簽發機構或簽字人。

（3）編號：要發布的文件編號。

（4）標題：文件的標題。如果沒有標題或標題沒有標准化，標題可以由自己制定，並增加一個「[1]」。

（5）日期：文件的編制日期，用阿拉伯數字標記8位數，如1990-909。

（6）頁面：每個檔案的頁面。文檔中帶有圖片和文本的頁面是一頁。

（7）注意：需要在注釋文檔中解釋的情況。

(4)檔案總目錄擴展閱讀：

目錄質量要求

1、備案文件應完整和完整。如果手寫模糊或可更改，則應修復損壞的文檔並進行復制。

2、備案文件中使用的書面材料，紙張和裝訂材料應符合檔案保護的要求。

Ⅳ 工程檔案目錄分哪些呢

首先應根據資料的多少進行分類、分卷：土建資料類、電氣資料類、給排水及採暖資料類；1、施工管理資料卷；2、施工技術資料卷；3、施工測量記錄卷；4、施工物資資料卷；5、施工記錄卷；6、施工試驗資料卷；7、過程驗收資料卷；8、施工質量驗收資料卷。卷內總目錄就按以上8卷進行就可以了，如果同類表格超過3頁應編制卷內分目錄表。注意：施工物資資料、施工記錄資料、施工試驗資料應採用資料軟體內的規定的分目錄表。

Ⅵ 檔案歸檔 目錄號 怎麼編制

目錄號就是目錄的編號，即這本檔案在第幾本目錄上可以查到。
文書檔案，在檔案館編目的時候，習慣上，按保管期限編制目錄，永久的編一本，目錄號為1，長期的再編一本，目錄號為2等等。檔案室一般不按保管期限編目，而採用年度分類編目，自然也就沒有了目錄號，因為用年度就可以了。
會計檔案分會計報表、會計賬簿、會計憑證和其他。會計報表和賬簿數量較少的，可各自編一本目錄，目錄號就是1；數量較多的，可若干年一個流水號，斷開後再編第2本目錄，目錄號就有了1、2……會計憑證數量較多的，可每年編一本目錄，目錄號就成了1、2、3……數量較少的，可5年或者若干年編制一本目錄，目錄號就順下去了。