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ERP系统的产品成本管理

关于本文的内容介绍
成本管理是对企业的产品生产和经营过程中所发生的产品成本有组织、有系统地进行预测、决策、计划、控制、核算、分析和考核等一系列的科学管理工作。在经济全球化的激烈竞争中,现代企业越来越强烈地意识到成本管理的重要性。企业资源计划系统(EPR)作为当今最为先进的管理技术与现代信息技术结合的产物,是我国企业改善成本管理的一条有效途径。
一、ERP系统的产品成本管理模式
ERP系统的成本会计采用管理会计的原理,采用标准成本体系,同生产计划、控制和各项核心业务紧密结合,体现物流和资金的集成。
1.ERP系统的产品成本管理体系
ERP内部集成的主线是计划与控制系统,不仅要对生产活动实行计划与控制,也要对成本和资金实行计划与控制。因此,ERP的成本管理是按照管理会计的原则,对企业成本进行预测、计划、控制、决策、分析与考核。
(1)成本预测体系
成本预测一般分为定性预测和定量预测两大类。定性预测一般是在资料缺乏或难以进行定量分析的情况下应用:定量预测一般是在占有一定资料和适合进行定量分析条件下应用。定性预测是根据经验和测算进行的一种预测方法,常用的定性预测方法有分析判断法和调查研究判断法。分析判断法是根据几个有关的经济指标的内在联系,通过一个或几个因素变动来测算所要预测指标数值的方法。调查研究判断法是通过对事物历史和现状的调查了解,查询有关资料和专业人员,结合经验教训,对今后事物发展方向和可能程度做出判断的方法。定量预测是根据掌握的信息和历史数据,应用数学的方法来预测事物发展状况,或利用事物内部因素发展的因果关系推测未来变化的预测方法。
(2)成本核算体系
在ERP系统下,成本核算将更加迅速和简便。首先,ERP总账管理模块从前端系统收集所有成本核算所需要的数据,并将成本数据全部传人ERP成本核算系统。其次,成本核算系统按照成本对象归集收入明细系统产生的收入明细数据,以完成对成本核算所需的成本数据的归集。最后,成本核算系统再收集相关的成本动因数据,以便在成本核算时作为成本分摊的依据。
(3)成本控制体系
有些产品的成本是可以由组成它的零部件成本累积而成的,所以对产品成本的控制就要求从一个一个零件的成本控制着手。ERP系统能使实际成本随着生产过程的进展,自动地跟踪累计。在ERP系统中可以为每个物料设置一个成本结构矩阵,横向上将其成本分为标准成本、实际成本、冻结成本和模拟成本,纵向按企业实际生产工序设计几个成本段。每一段又分两个层次,一个是本层,另一个是低层,这主要是用来进行成本分类的。
(4)成本分析体系
按照ERP系统的原理,在生产的过程中,ERP系统能够按照业务发生的先后顺序,实时地将生产领料及时核算:产成品或半成品入库业务集成到财务,及时地计算生产成本并分析成本差异,而不是到月末或整个产品完工时才计算产品成本。而在非ERP系统中只有在月底才能知道工资和制造费用的实际发生额。因此,在ERP系统中,成本计算就要用到费用分配率,包括直接人工费率和制造费用费率。
2.ERP系统的产品成本管理方法
ERP的成本管理采用标准成本体系。标准成本体系并非是一种单纯的成本计算方法,它是把成本的计划、控制、计算和分析相结合的一种会计信息系统和成本控制系统。从系统本身来看,ERP成本系统强调事前计划、事中控制、事后反馈“三步曲”的统一。
(1) ERP系统的成本项目分类与成本类型
ERP系统的核心就是通过计算机管理降低企业对资源的消耗,而企业资源主要反映在厂房、设备、原料、在产品等诸多方面,这些方面正是成本的构成。成本项目是要根据管理上的要求来确定,一般可分为直接材料费、直接人工费和制造费用。直接材料费是指直接用于产品生产,构成产品实体的原料、主要材料、外购半成品以及有助于产品形成的辅助材料和其他直接材料所发生的费用。对于直接材料费的计算一般采用移动加权平均法、先进先出( FIFO)或个别认定法。直接人工费是指直接参加生产的工人工资以及按生产工人工资总额和规定比例计算提取的职工福利费。制造费用是指企业各生产单位为组织和管理生产而发生的各项间接费用,包括管理人员工资和福利费、车间房屋建筑和机器设备的折旧费、租赁费、修理费、办公费、水电费、燃料费、动力费、机物料消耗费和劳动保护费等。在制造费用中,与产量有直接关系的称为可变制造费用,如燃料与动力消耗、机物料消耗等:与产量无直接关系的称为固定制造费用,如管理人员工资、办公费、修理费、折旧费、采暖费和照明费等。
直接材料费和直接人工费都是直接成本,它们可以根据材料费用和人工费用发生的原始凭证加以汇总和分配后直接计入各成本对象中。而制造费用是一种间接成本,当制造成本发生时,一般无法直接判定它所属的成本计算对象,因而不能直接计人所生产的产品成本中。通常的做法是先按费用发生的地点进行归集,再采用一定的方法在各成本计算对象间进行分配,然后才能计人各成本计算对象的成本中。
在ERP系统中,为了便于计划、监控、分析和维护产品成本,对于成本核算一般设置四种成本类型:一是标准成本。它经过反复认真的分析、模拟和测算后才确定的,是成本管理中的计划成本,是经营的目标和评价的尺度,反映了在一定时期内要达到的成本水平,有其科学性和客观性,在确定的同时应确定成本差异的允许误差。二是实际成本。即在生产过程中实际发生的成本,主要来自各部门的反馈信息,如工资单、领料单和采购发票等。三是模拟成本。指用于计划或决策的近似成本,是为了在成本模拟或预定过程中不影响现行数据而设置的,对于产品设计过程中进行价值分析很有帮助。四是现行标准成本。也称现行成本,类似于常说的定额成本,是一种当前使用的标准成本,或将其看做标准成本的执行成本,反映生产计划期内某一时期的成本标准。在实际生产过程中,产品结构、加工工艺、采购费用和劳动生产率等因素会发生变化,因而也会导致成本数据发生变化。为了使标准成本数据尽量接近实际,可对现行标准成本定期进行调整,而标准成本保持不变。
(2) ERP中的作业成本法
作业成本法(ABC法)是在新的制造环境下产生的,最早是由美国哈佛大学教授卡普兰和库柏提出来的。ABC法是以作业为核心,确认和计量耗用企业资源的所有作业,将耗用的资源成本准确地计人作业,然后选择成本动因,把所有的作业成本分配给作业成本对象。通过这样的微观分析和详细分配,使计算出来的成本更能真实地反映产品经济特征的一种成本计算方法。
ABC法遵循两个基本原则:一是作业消耗资源,产品消耗作业。二是生产导致作业的产生,作业导致成本的发生。应当说ABC法的理论本身并不复杂,但是由于企业的内部流程是千变万化的,成本动因也无法标准化,因而实践变得比理论本身复杂多了。随着企业IT技术的广泛应用,ERP被越来越多的企业所使用。ERP的集成性使得ABC法完全融人整个系统中,成本动因数据可以自动从ERP其他模块中获得,比如销售、采购、生产、人力和财务等,使ABC法能在企业中得到很好的应用。
(3) ERP系统的成本计算
在ERP系统中,成本计算的基本数据包括采购成本、材料定额、工时定额及各种费用率等,它们分别记录在物料主文件、物料清单、工作中心和工艺路线等文件中。产品成本的计算大致要经过以下工作:确定计算对象:确定成本计算期:核算材料实际成本:归集与分配各项生产费用:在产品和在制品之间分配产品成本。
ERP的成本计算通常采用滚加法,它是按物料清单所规定的物料之间的层次、需求关系和制造过程,从产品结构的最低层次开始,从低层向高层逐层累计。成本的发生和累计与生产制造过程同步,随着生产制造过程的进行,在材料信息和生产计划信息动态产生的同时,成本信息也随之产生。这使得在计划、控制物流的同时,也控制了资金流,做到物流、信息流、资金流的统一。滚加法对于成本的分解较细,便于企业按不同要求进行汇总,对实行各种成本计算方法(如品种法、分步法和分批法)都很方便。
采用滚加法计算产品成本时,滚加的结构和依据就是产品的物料清单。在物料清单中,处于各个不同层次物料项目的成本都包含两个部分,即本层发生的增值成本和低层累计的成本。一个典型的产品物料清单中,最底层的物料项目都是外购件,即原材料或标准件。它的材料费和采购间接费(采购部门的管理费、运输费及保管费等)之和组成产品成本中的直接材料费。进入上一层后,如果发生加工装配作业,则发生这一层的直接人工费和制造费(即加工成本),这是物料在本层的增值,也称增值成本。再将加工成本同低层各项成本累加在一起,则组成滚加至本层的物料项目成本。如此逐层由低向高累加,最后到顶层组成最终产品的成本。
二、ERP系统成本管理模式的比较优势
ERP采用基于制造成本法的标准成本体系,它与传统的成本计算方法有许多不同之处,其优势主要体现在以下方面:
1.ERP系统下成本核算体系的优势
首先,它采用作业成本法对产品成本进行核算。作业成本法是以作业为中心,并把它作为基本的成本核算对象,对成本进行归集、分配,进而确定产品的成本。在作业成本法下,直接材料、直接人工等直接成本直接计人产品成本中,而制造费用等间接成本则按照成本动因分为数量驱动的制造费用和非数量驱动的制造费用两类。对于数量驱动的制造费用,以数量为分配标准分配到产品中:对于非数量驱动的制造费用,则依据作业消耗资源、产品消耗作业、生产导致作业的发生、作业导致成本费用的发生的基本思想,先将间接成本按作业进行归集,后按不同作业的不同成本动因率将间接成本一一分配到产品中去。这种分配方法较传统成本计算方法更为精细,从而使相关成本决策更加科学和准确。
其次,ERP系统中采用了标准成本体系,做到了实时反映每个作业单元的标准成本、实际成本和成本差异,有利于加强成本控制。第一,ERP系统根据生产前制定的标准成本,并结合产品结构信息和工艺流程信息求出每一个作业层的标准成本从而进行计划和预测,即静态集成。第二,通过动态集成,ERP系统自动采集实际生产过程中的业务数据,根据业务处理流程逐步核算出产品的实际成本。第三,通过静态集成和动态集成得到的标准成本与实际成本比较得出每一个作业层的差异,对差异进行事后分析就可以为成本管理提供参考依据。
2.建立了新型责任成本制度
责任会计制度是企业内部通过划分经济责任单位——责任中心,编制责任预算,组织责任经济核算,实施责任目标控制,并提供业绩报告以对企业内部各个责任中心进行核算、控制、监督与考核的一种企业内部经济责任制度。责任中心一般分为成本(费用)中心、利润中心和投资中心三类。
成本中心是企业中最基础、最直接、最广泛的责任中心,成本中心只负责对成本的管理与控制,它是一种成本的积累点,对成本中心的核算、控制、监督与考核以既定产品质量和责任成本为重点。ERP系统以供应链管理思想为核心,对企业从供应商到客户的供应链(价值链)进行管理。在这样的条件下,成本责任中心的划分就要以价值链的结点(或子结点、子子结点等)为依据。这就是说,要以相同增值目标的作业区作为成本责任中心,对它们的价值增值和耗费进行计量、确认和考核。原先的以部门、单位和班组为单位的成本中心已不能适应这种需要,因为同一个部门可能分属于不同的作业中心,具有不同的价值增值功能。将它们划分到同一个成本责任中心,只会造成成本考核指标的不一致,失去成本中心的控制功能和意义。
只有实行新型的责任成本制度,才能将价值链核算条件下的成本指标统一,才能与ERP的标准成本制度相配合,进而实现ERP系统根据市场的需求变化,由不同的责任中心在相应的责权内做出反应,以保证整个ERP系统适应顾客需求急剧变化的外部环境,使企业处于竞争的有利地位。
3.优化了成本会计流程
ERP系统把企业的物流、资金流和信息流整合到一起,实现了企业会计信息和其他管理信息的集成,改变了传统会计核算方式下会计信息孤立于业务和其他管理信息之外的状况。业务活动在ERP系统中一旦发生,同时便会生成成本信息和其他层面的管理信息,而成本会计的记账工作则可以通过事前设置和后台的处理自动生成会计凭证。这种信息的多维度性和实时性,有助于会计充分发挥监督、控制的职能。在ERP平台,会计监督、控制的范围从局部扩展到了企业生产经营的全过程,延伸到企业每一个部门,真正实现了在线监控。
4.成本信息的即时性
在信息化社会,市场竞争日益激烈,及时把握企业内部信息,了解企业外部市场信息及现状变化,不仅要知己知彼,还要贵在“即时”。在ERP系统中,企业生产中的各项业务数据是联动的且能实时更新,各职能部门业务人员与管理者能随时掌握即时的成本信息,有利于科学决策、及时合理分配资源、加强产品成本控制。
5.成本信息的集成性
在ERP状态下,各种信息的集成将为决策的科学化提供必要条件。在ERP系统实施前,成本信息资讯依赖于人工计算,它的及时性与准确性难以保障,且很可能是过时的、片面的、局部的甚至是失真的。信息的集成机制不完善,无疑是导致这种现象产生的一个重要因素。另外,以往的会计信息系统在面临组织增减变化时需要花费较多的时间去修改与串联。而在ERP系统实施后,面对上述变化,便可以很快、很轻松地进行衔接,使预算规划更为精确,控制更为落实,也使得实际发生的数据与预算间的差异分析、管理控制更为容易与快速。
6.成本信息的远见性
ERP系统中的会计子系统与其他业务子系统融合在一起。会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体,充分发挥其集成优势,实现对业务数据的记录与计量,并转向对信息的加工、再加工、深加工,将当代管理会计很好地付诸实施。这种系统整合及其系统的信息加工与供给,有利于财务进行前瞻性分析与预测。
三、针对我国ERP系统成本管理现状提出改进建议
ERP环境下的成本管理新体系的完善与提高是我们后续研究工作的重点。企业的成本管理体系是需要因地制宜、因时而异、量体裁衣、兼收并蓄、取长补短、与时俱进的,只有这样,企业的成本管理体系才能真正得以优化、真正成为企业的核心竞争力。
1.加大培训力度,不断地对应用效果进行测定和评价
很多企业在ERP项目实施过程中,不理解ERP系统与数据、管理和配套措施的关系,不接受花时间和精力去整理规范基础数据,不认可实施顾问对业务处理流程优化建议,甚至有的基层管理人员拒绝使用ERP系统来处理业务等等。因此,无论是从实际操作上还是从ERP系统基本原理、思想上都应该对员工进行培训,使员工真正从思想观念上改变对ERP系统的抵触情绪,真正感受到ERP系统给企业带来实实在在的效益,从而接受ERP系统,并积极主动地参与ERP系统实施。在培训过程中,要特别注意对不同层级人员进行分层培训。对领导层要侧重思想和观念、实施要点、查询方法等方面培训:对实施小组成员要侧重思想、管理方法及应用等方面培训:对业务操作人员要加强各模块之间逻辑关系培训,ERP系统成本管理模块与其他模块之间存在严密的逻辑关系,使用过程中会经常遇到流程不通现象,影响系统使用效率与效果。
为了有效保证业务处理的准确性、及时性,要对各部门、各业务单元进行指标量化考核(主要考核指标为库存准确率、产品准时交货率、生产周期、采购周期、产品开发周期、废品率、库存占用资金、原材料利用率、成本核算工作效率、产品销售毛利润增长等),建立保证数据准确的激励机制,使责权利统一,有效调动业务人员的积极性,才能将这一系统工具引向良性循环。另外,要不断地对实施效果进行测定和评价,并将结果在企业内部公布,以增强企业各部门对系统使用的信心。
2.规范单据操作及业务流程,合理分配系统权限,建立系统运行制度
有些项目成本计算每月都出问题,主要原因是企业本身没有具备使用成本管理模块条件。成本核算需要企业具有良好的ERP系统应用能力、规范的业务操作和准确的数据录入作为基础,所以在实施成本管理模块时,应该变被动为主动,在上线前期的项目方案中要标明注意事项,在上线后,要通过业务检查工具(在ufcsp系统服务平台提供)为企业提供相关业务检查,使系统中数据有衡量标准(如生产订单部门与对应的材料出库、产成品入库部门不一致,按照生产订单领料的出库类别与成本中选定的进入直接材料的出库类别不符等)。特别是对管理不规范企业,需从有无效率、是否合理的角度进行必要的业务流程优化,等业务流程操作规范后,再应用成本管理模块。
权限分配在ERP系统实施中是一项非常重要的工作,但是往往在项目上线前期,企业相关工作人员和顾问都不太重视这个问题,设置比较粗放,单据的审核、修改、删除等权限绝大部分使用人员都有,方便了操作不熟练的员工,对系统快速上线起到了很好的作用,但是在使用1-2个月之后,整个系统运行较为稳定,企业员工操作较为熟练时,往往因为权限设置粗放,使单据删除、关闭的随意性较大,最后导致数据错误。还有由于系统日志不够详细等原因,导致责任不清。这样不仅造成项目交付困难,也给企业带来损失,建议在系统运行一段时间后一定要对权限重新进行合理规划、细化,建立合理的系统运行制度。
3.提高顾问能力,熟练应用产品,完善业务解决方案
对于一个实施顾问来讲,产品熟练应用是其最基本的专业能力。要使成本管理模块成功实施,其他相关联的产品一定要能熟练应用。如涉及成本核算的车间管理、生产订单、物料清单、库存、存货、采购销售、薪资、固定资产和总账等模块。产品应用能力提高不仅要听课件、看资料,还要多练习、多应用产品、多参与相关项目实施,尤其对于成本计算检查出现的错误提示,能够准确地分析原因并能及时提出解决方案。
实施方案作为指导项目上线、落地的核心文档,方案设计要合理、完整,方案设计将影响后期项目交付风险和周期。企业目前应采取怎样的成本核算与管理方案,需要前期顾问进行规划、引导,而不要盲目地根据企业想法进行方案设计。企业原来只有生产成本整体的计算,而没有品种成本核算。在上线时,企业要求核算到订单成本,顾问如果不考虑企业目前生产、物流的实际应用和管理情况,按照企业要求核算到订单,基本上这种应用是很难成功的。另外,实施顾问要加强实施方案测试。部分项目在实施过程中,顾问编写实施方案和方案测试时间越来越短,方案质量也越来越差,其主要问题出在方案测试上。根据笔者参与项目实施经验,大部分测试是基于业务系统中标准业务流程测试的,对于流程最后流转到成本环节就没有测试,更没有对成本中特殊的分配、归集方案做例外测试。实施顾问认为流程通畅就可以。凡是后期成本核算有问题项目基本没有进行完整的方案测试,或者只是做了部分测试。
 
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