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电子商务企业内部控制研究——以苏宁易购为例

关于本文的内容介绍
苏宁易购是苏宁云商集团股份有限公司(原“苏宁电器”)旗下的电子商务企业。自2009年上线以来,该企业扩大自主经营品牌,加速从电器行业向零售行业转型进程。为能实现高速发展,苏宁易购充分认识到内部控制的重要性,并且将内部控制融入到企业的战略实施中去。苏宁云商按照《企业内部控制基本规范》及《内部控制评价指引》向苏宁易购下达内控实施工作,制定相关内控制度,对内控设计与运行进行评价,以保证集团与子公司之间内部控制目标一致性、控制进程同步性。根据COSO的五要素框架理论,对苏宁易购内部控制的具体实施进行分析。
1、控制环境
结构治理方面,苏宁云商严格按照决策、执行、监督等方面的职责要求建构规范的有效治理结构,明确股东大会、董事会、管理层和监事会之间的权责范围。公司重视内控制度的贯彻落实,成立了由内控规划组、检查管理组和直属检查组构成的内控部门,对经营管理、关联交易、信息披露等方面加强监管力度。2012年公司内控管理平台上线,实现内控检查、自评工作的系统化与自动化,有效防范和控制商业风险。
人力资源方面,公司制定中长期人才规划方案,包括建立系统化的招聘、培训、考核、奖惩组成的激励约束机制,坚持“自主培养,内部提拔”的人才培养方针。苏宁易购开展电子商务专业培训、企业文化培训、领导班子培训及内控兼职专员的培训等工作,强化能力培养,对全员开展资质认证,近期为提升员工专业素质结合E-LEARNING系统开展培训项目近七千期。
社会责任方面,公司《2012年企业社会责任报告》披露了企业社会责任模型,即基于“阳光使命”下的价值使命、共赢使命、服务使命等,建立社会责任管理机构和相关制度,为社会责任项目实施统一的预算管理。
2、风险识别
首先,来自同行业的竞争成为苏宁易购主要识别的风险之一。艾瑞咨询2013年1月25日提供的数据报告中显示,2012年中国自主销售为主的购物网站中市场份额排名第一的是京东商城(49%),苏宁易购(13.6%)排第二,超过亚马逊中国(6.8%)和当当网(4.8%)。就交易的规模和市场份额来看,苏宁易购还远不及京东的三分之一,但仍有发展空间。
其次,企业缺乏良好的成长环境。电商行业缺乏相关执法职能的监管,缺乏统一规范的经营秩序。甚至电商间为抢占市场占有率,不计成本地依靠价格战竞争。
第三,企业资产运营能力有所下降,主要表现在存货和流动资金的周转能力下降。根据苏宁云商2012年年报显示,由于大力推广年末促销,公司增加了存货规模,存货资产较2011年年底提高了28.7%,但是销售增长放缓,存货周转天数较往年增加了约14天,流动资产周转天数增加了近28天。
电子商务企业除了承担传统企业的管理风险和财务风险之外,还要承担电子商务环境下的新风险,即网络风险和信息技术风险:如网络瘫痪、系统崩溃、黑客入侵、信息传输过程中的数据丢失等风险。由于对网络环境的依赖,这些风险对于电商企业来讲是不容忽视的。为保证正常的网络销售,企业对网络环境进行必要的控制,其中包括设置防火墙、对企业的非公开商业信息加密限制访问,以及建立财务上的查帐、报税和审计等远程监控系统等。
3、成本控制
由于还处于投入和培育期,成本费用的支出主要在人力资源、广告营销、信息技术等方面,资金投入量较大。苏宁易购三年来在销售费用率、管理费用率及财务费用率一直呈上升趋势。另外2012年公司为建立电子商务系统、企业信息管理系统,加大了研发支出,比往年支出额增加了30.6%。有投入必然有回报,2012年的销售收入实现152.16亿元,同比增长157.9%。
在物流成本的控制上,苏宁易购具备了先天优势。苏宁云商旗下连锁经营网络覆盖全国30余个省市,拥有1000多个配送点,3000多个售后服务点。零售店的网络体系解决了电商行业在物流运输方面的地域局限性问题。二十多年来与供应商建立的紧密合作关系为企业提供了稳定的供货资源,建立了遍布全国的仓储网络和配送服务网点体系。另外公司联合连锁经营模式建立了面向线上线下的采购共享体系,同时对供应商引进流程机制以加强企业采购流程的有效管理。因此加强企业物流管理,优化供应链网络,实现本地化运输,有利于苏宁易购控制物流成本。
4、信息与沟通
不同于实体店形式,电子商务通过信息系统平台的支持,来实现企业将一系列经营活动。管理者的信息管理与决策都依赖于现代信息系统,因此建立一套完善的信息管理系统,不仅能够让消费者得到良好的购物体验,还能够让内部管理层及时获取经营状况的信息,做出有效决策及相应措施。为此,苏宁打造国内一流规模的超过2000人的信息技术研发团队,建立了现代化信息管理系统,其中包括集成核心商业功能的SAP/ERP系统、连接供应商信息交流的SCS供应链协同系统、实现自动化的OA、SOA等协同办公系统,以及实现内控规范系统化操作的ICMS内控管理平台,这些系统实现了工作流程的自动化和高效化,同时也保证了公司管理工作的信息透明度。
可见,电子商务企业的内部控制内容,除了传统会计控制和管理控制,还包括了IT控制,即通过系统的研发维护来保证数据的安全性和及时性。IT控制系统的良好性能是会计控制与管理控制得以实现的前提条件,同时会计控制和管理控制的实施要求必须能够在IT控制系统中体现,以便管理层通过电子信息平台实时获取业务发生时的动态数据,保证信息沟通的及时性和安全性,达到事前、事中控制以及全程监控的目的。
5、内部监督
2012年苏宁公司主动申请成为江苏省上市公司实施内控规范试点公司,每年进行两次自评,将内控自评工作渗透到每个部门,提倡“全员内控”,实现部门内部控制管理常规化、透明化、专业化。
公司总部设立监事会,行使监督职能,具体实施的监督方法包括日常监督和专项监督。日常监督是指公司董事会和管理层加强信息沟通,通过及时获取日常经营活动中的信息来验证内部控制的实施是否达到预期效果;专项监督则是对目前苏宁的发展战略、组织结构、业务流程等较大调整和变化的情况,有针对性地对内控实施阶段加以监督。
二、电子商务内控启示
1、实时控制
对于内控来讲,电子商务的最大创新在于,由传统的事后控制转变为事前、事中控制,由原先的适时控制转变为实时控制。
传统的适时控制讲求企业经营活动出现问题后,及时采取一定的措施来纠正以避免问题的扩散,体现了事后控制的思想。适时控制往往会造成会计核算的滞后性,无法利用会计信息及时对经营活动过程加以控制。实时控制则是通过IT技术(目前多用ERP管理系统),获得实时信息对企业全过程进行控制,包括企业与供应商、广告商、银行、客户等各方之间的活动。由此企业可以不受地域限制的获得实时信息并共享信息,从而发挥对经营活动的控制作用,以提高经营效率和效益。
针对完善实时控制的具体措施,以下将从保证企业信息质量、财务信息与经营流程实时同步、找出控制点制定内控标准三方面来阐述。
1)保证企业内部信息质量
首先,电商企业的运营完全依赖于电子商务系统,加强电子商务系统的安全性控制,避免数据丢失或交易欺诈行为等问题的出现,以保证企业财产的安全和完整。
其次,管理人员、内审人员参与到系统控制功能的开发与设计中,准确地将自己的内控方案同SAP的IT人员进行沟通,将ERP系统根据自身的需求设定功能模块。这些功能模块要集中反映企业的核心商业信息,并将信息高度集成,以实现企业内部信息及时有效传递和共享。苏宁目前包括财务会计系统(FI)与成本管理系统(CO)、供应和物料管理系统(MM)等6个功能模块。这6大模块只有满足实时控制模式运行的需要,才能实现企业部门间、集团与子公司之间或者公司与供应商、客户之间的信息得以实时收集、传递、存储和反馈,并为企业流程的再造、实时控制模式的优化、控制目标的实现提供保证。
2)财务信息与经营流程实时同步
保证财务信息与企业经营流程实时同步,特别是资金活动反映的信息。财务人员要能够及时获得各项业务信息,把握资金流向,以防止资金流失。一切与企业经营活动相关的资金流入和流出的情况都能被财务内部控制功能所跟踪和监督,从而实现财务的集中管理和有效控制。
3)找出控制点,制定控制标准
企业应对业务流程进行梳理,对每个环节设置控制级别,针对业务进程中薄弱环节设定关键控制点。同时将ERP系统中的内控模块加以评估,在具体实施阶段每一模块都应制定适合自身情况的控制标准。如销售管理模块主要实时获取产品销售量,控制定价准则等;财务会计模块实时获取资金状况,制定资金预算标准,严格按此标准对费用和资金实时控制。企业各层必须严格按照设定的标准处理问题,使得业务流程更加规范。
2、战略成本控制
战略成本控制是指企业将控制成本融入到经营战略目标中,确定目标成本,对成本的发生进行日常监管和控制,建立并优化成本控制信息系统,在达到资源合理有效配置的情况下有效控制成本。对苏宁易购来讲,正处于多元化转型期,低成本战略必然不现实。只有在“科技转型、智慧服务”战略思想的指引下企业通过扩大供货渠道,提高员工素质,加大服务质量,完善信息系统,获取更多的经营回报,从而实现规模经济效益,使单位成本控制在合理水平。
 
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